Politique de confidentialité

VoxActe traite des données sensibles. Le service s'adresse aux organisations abonnées — études, cabinets, agences et entreprises des professions réglementées et des métiers de terrain : notaires, huissiers de justice, architectes, experts en assurance, sapeurs-pompiers / sécurité, conducteurs de travaux et commerciaux terrain. Cette page décrit ce que nous collectons, à quelle fin, combien de temps, et comment nous le sécurisons.

Responsable du traitement

Gauthier JOZAN — Entrepreneur individuel (EI), SIREN 903 333 540, 32 rue du Moulin Rouge, 17000 La Rochelle, éditeur de VoxActe, joignable à contact@voxacte.com.

Données collectées

• Données de compte : nom, prénom, email professionnel, organisation d'appartenance.
• Données de dictée et de rapport : enregistrements audio, photographies, coordonnées GPS facultatives, texte transcrit puis structuré (descriptions, estimations, notes, comptes rendus selon le modèle de rapport) et rapports générés, enregistrés dans l'espace de votre organisation.
• Données de collaboration : tâches, commentaires et mentions entre membres de votre organisation, fil d'activité (qui a fait quoi, quand), notifications internes et e-mails de notification (désactivables sur le web, page Compte, section Notifications).
• Données relatives à des tiers : personnes citées ou enregistrées dans une dictée, ou visibles sur une photographie. Elles sont collectées à l'initiative de l'utilisateur ; il appartient à celui-ci de les informer qu'un enregistrement est réalisé et de recueillir leur accord lorsque la loi l'exige.
• Données techniques : logs d'accès, adresses IP, user-agent, journal d'audit.

Finalités et bases légales

• Fournir le service : dictée, transcription, structuration du texte dicté en rapport (exécution contractuelle).
• Coordonner le travail en équipe : tâches, commentaires, fil d'activité, notifications (exécution contractuelle).
• Assurer la sécurité et l'audit (intérêt légitime et obligation légale).
• Suivre le fonctionnement technique du service et évaluer la qualité des réponses de l'IA : journal technique des appels d'intelligence artificielle (intérêt légitime).
• Communication commerciale après consentement explicite.

Hébergement et sous-traitants

Les données de l'application sont hébergées dans l'Union européenne (Supabase, région de Paris). La transcription audio (Gladia) ainsi que l'analyse d'images et la structuration du texte dicté (Mistral AI) s'exécutent en France. L'hébergement de l'application web (Vercel) et l'envoi des e-mails de l'application (Resend : invitations, notifications de tâches) impliquent des traitements aux États-Unis, encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Le suivi des erreurs (Sentry) est hébergé dans l'Union européenne, la messagerie de support (Crisp) en France. La liste nominative complète figure dans la politique de confidentialité de l'application, et est également fournie sur demande à contact@voxacte.com.

Durée de conservation

• Données de compte : durée de l'abonnement + 3 ans.
• Inventaires, constats et rapports soumis à une obligation de conservation professionnelle : durée de l'abonnement + 5 ans.
• Notes, mémos et comptes rendus : durée de l'abonnement, sauf obligation de conservation propre à votre organisation.
• Fichiers audio (dictées) : 12 mois après le dernier export du rapport, puis suppression automatique. Tant que le rapport n'a jamais été exporté, l'enregistrement est conservé sans échéance. La transcription reste attachée au rapport.
• Logs de sécurité : 12 mois glissants.
• Journal technique des appels d'intelligence artificielle (texte dicté transmis, tronqué, et réponse du modèle) : 90 jours, puis effacement automatique.
• Tâches et commentaires : durée de l'abonnement ; fil d'activité : 24 mois ; notifications : 12 mois, ou 90 jours après lecture.
• Données en corbeille : conservées jusqu'à leur suppression définitive par un administrateur (aucune suppression automatique).

Les durées appliquées automatiquement par le service sont celles des fichiers audio, des journaux d'accès, du fil d'activité, des notifications et du journal technique des appels d'intelligence artificielle. Les autres (compte, rapports, notes) sont des durées de conservation maximales : ces données sont effacées à la suppression du compte ou sur demande, et non à l'échéance annoncée.

Certains plans d'abonnement annoncent par ailleurs une durée de stockage des rapports qui leur est propre : reportez-vous à la page Tarifs et à votre contrat.

Vos droits

Accès, rectification, effacement, opposition, portabilité : écrivez à contact@voxacte.com. Vous pouvez également saisir la CNIL.