Dicter, reconnaître, générer : vos rapports terrain en 15 minutes

La dictée vocale spécialisée

Le cœur de VoxActe est une reconnaissance vocale enrichie du vocabulaire propre à chaque profession servie : formules juridiques et de constat, désignations techniques de chantier, termes d'assurance (franchise, vétusté, valeur à neuf), termes d'expertise bâtiment. Ce lexique est transmis au moteur de transcription à chaque enregistrement, pour qu'il reconnaisse les termes techniques sur lesquels une dictée grand public bute.

La dictée fonctionne hors connexion : la parole et les photos sont capturées sur place, puis envoyées au retour du réseau, ce qui lance la génération du rapport. Pourquoi la voix fait gagner du temps ? Le détail dans notre article « Dicter ses rapports terrain : diviser par 5 le temps de rédaction ».

La reconnaissance visuelle par IA

Photographiez un meuble, une œuvre ou un dégât : l'IA décrit la scène, identifie chaque élément visible et propose sa désignation et, selon le métier, une estimation indicative. Chaque photo est horodatée et rattachée à l'observation correspondante, ce qui renforce la traçabilité du rapport.

L'IA propose, le professionnel valide ou corrige : elle ne se substitue jamais au jugement sur la valeur, la cause ou la portée juridique. Apports et limites détaillés dans « Photo + IA sur le terrain ».

La génération du rapport

En sortie, VoxActe produit un document Word (.docx) ou PDF structuré : en-tête aux coordonnées du cabinet (nom, adresse, SIRET), sections, totaux. Aucune remise en forme à faire : relisez, ajustez et exportez. Le titre du document suit le livrable du métier : inventaire de biens, procès-verbal de constat d'inventaire, rapport de visite technique, rapport d'expertise sinistre, rapport de visite de sécurité ERP, compte-rendu de visite de chantier, relevé de visite client.

Les tâches, les commentaires et le fil d'activité

Le dossier continue de vivre après la visite : VoxActe porte des tâches assignées, des commentaires avec mentions, un fil d'activité et des notifications, sur le web comme sur le mobile. N'importe quel membre crée une tâche — titre, description facultative, priorité (Basse, Normale, Haute), échéance facultative et de une à vingt personnes assignées — sans rattachement, rattachée à un dossier ou rattachée à un rapport, un choix fait à la création.

Une tâche connaît trois statuts : À faire, En cours, Fait. « En retard » n'est pas un statut mais une échéance dépassée sur une tâche non terminée, recalculée à chaque affichage, qui sert de badge et de filtre. La page Tâches s'affiche en liste ou en tableau à trois colonnes, et le mobile a son propre onglet Tâches : sur le web, une carte change de statut en la faisant passer d'une colonne à l'autre, à la souris ou au clavier ; sur le téléphone, le statut se choisit dans un sélecteur, la carte ne se déplace pas.

Chacun écrit ensuite un commentaire sur une tâche, sur un dossier ou sur un rapport — sur mobile, sur une tâche ou sur un rapport — et désigne ses collègues avec le bouton « Mentionner » : les personnes retenues reçoivent une notification. Le nom de l'auteur est figé à l'écriture et reste lisible après le départ d'une personne. Un commentaire ne se modifie pas depuis l'interface : il se supprime, par son auteur, un administrateur ou un responsable.

Le fil d'activitéest écrit par la base de données elle-même : tâche créée, changement de statut, changement d'assignés, commentaire ajouté, rapport généré, rapport exporté — dix types d'événements enregistrés sans aucune saisie, consultables sur un dossier, sur un rapport, sur une tâche et sur le tableau de bord. Il capte aussi les changements venus de la synchronisation du mobile et des traitements automatiques planifiés, attribués à « Système » quand l'auteur n'est pas identifiable. Chacun n'y lit que ce que son rôle autorise : seul un administrateur voit le fil complet du cabinet ; un responsable voit ses propres actions, celles du système et celles des personnes qui lui sont rattachées ; un assistant ou un collaborateur voit le fil des dossiers, rapports et tâches auxquels il a accès.

Ce fil n'est pas le Journal d'accès et ne le remplace pas : le journal, qui trace consultations, modifications et exports et les conserve 12 mois, reste une fonction distincte, décrite sur la page Sécurité. Le fil d'activité, lui, est purgé au bout de 24 mois ; une notification disparaît après 12 mois, ou 90 jours après sa lecture.

Cinq motifs déclenchent une notification dans l'application : une tâche vous est assignée, son échéance est atteinte ou dépassée, on vous mentionne, quelqu'un commente une tâche que vous avez créée ou qui vous est assignée, une automatisation crée une tâche pour vous. Chaque personne ne lit que ses propres notifications et n'y fait qu'une seule chose : les marquer lues.

Ces notifications sont aussi relayées par e-mail. Une assignation, une mention ou un commentaire sur l'une de vos tâches part aussitôt ; les échéances et les tâches créées par une automatisation sont regroupées dans un envoi quotidien, le matin. Une notification déjà lue dans l'application, ou vieille de plus de 48 heures, ne part jamais par e-mail. Ces e-mails sont activés par défaut ; chacun les coupe ou les rétablit depuis le web, dans la page Compte, section Notifications, que le lien en bas de chaque e-mail ouvre directement.

Quatre automatisationsprédéfinies créent une tâche lorsqu'un dossier ou un rapport change de statut : « Relecture après génération du rapport » — active par défaut, échéance à deux jours, pour le propriétaire du rapport —, puis « Export après validation », « Archivage après clôture » et « Relance client en attente », à activer. Depuis le web, dans la page Compte, un administrateur ou un responsable active chaque règle et choisit à qui la tâche revient et sous combien de jours. Le catalogue est fermé : ces quatre règles s'activent et s'ajustent, on n'en écrit pas d'autres.

Les droits suivent les rôles du cabinet. Un administrateur, un responsable ou la personne qui a créé la tâche modifient tout et peuvent la mettre à la corbeille, d'où elle se restaure depuis le web (la corbeille du mobile ne contient que les dossiers et les rapports) ; un simple assigné, lui, fait seulement avancer le statut. La création d'une tâche par un membre et sa suppression sont inscrites au Journal d'accès du cabinet, au même titre que la création d'un dossier ou l'export d'un rapport.

Ce que le suivi à plusieurs ne fait pas :

• Aucune notification push. Ni bannière système, ni pastille sur l'icône, ni son : l'application mobile ne signale rien d'elle-même, c'est l'e-mail qui prévient. La cloche se met à jour en temps réel sur le web ; sur mobile, au retour dans l'application, toutes les deux minutes et après chacune de vos modifications.
• Hors connexion, le mobile lit mais n'écrit pas. Tâches, commentaires, fil et notifications restent consultables tels qu'au dernier chargement ; créer, modifier, changer un statut, commenter ou marquer une notification lue demande le réseau. Sans lui, l'action est refusée avec un message et rien n'est mis en attente — à la différence de la dictée et des photos, qui, elles, se synchronisent au retour du signal.
• Aucun agenda externe. Les échéances ne se synchronisent ni avec Outlook, ni avec Google Agenda : pas d'export iCal, pas de webhook.
• Rien de tout cela dans le livrable. Tâches, commentaires et fil d'activité n'apparaissent dans aucun rapport exporté en Word ou en PDF.
• Pas de tâche privée. Une tâche compte toujours au moins un assigné, et une tâche sans rattachement est visible par tous les membres du cabinet.

Synchronisation et sécurité

• Mobile ↔ bureau. Enregistrez sur le terrain, retrouvez le dossier au bureau. Reprise hors-ligne, synchronisation automatique.
• Sécurité et conformité. Hébergement en France, chiffrement au repos et en transit, journalisation des accès. Voir la page Sécurité et notre guide RGPD et données terrain.