Questions fréquentes sur VoxActe

VoxActe est un logiciel SaaS français qui transforme la rédaction des rapports terrain en dictée vocale. Le professionnel dicte sur place depuis son téléphone : l'IA transcrit avec le vocabulaire du métier, reconnaît les biens ou dommages photographiés, et génère un rapport structuré (PDF ou Word) conforme au gabarit attendu, prêt à relire et signer.

VoxActe s'adresse aux professionnels qui rédigent des rapports terrain puis les ressaisissent au bureau. Sept métiers sont couverts : notaires (inventaires de succession, donation, partage), commissaires de justice (constats, états des lieux, procès-verbaux), experts en assurance (rapports de sinistre IRD, dégâts des eaux, incendie), architectes et maîtres d'œuvre (réception de travaux, levée de réserves), conducteurs de travaux et chefs de chantier (comptes-rendus, suivi de lots), préventionnistes sécurité incendie (visites ERP, commissions de sécurité) et commerciaux terrain (relevés de visite, préparation de devis). Chaque métier dispose d'un gabarit adapté avec ses propres colonnes, champs et libellés.

En moyenne 85 % du temps par rapport à la méthode papier + ressaisie au bureau. Un inventaire de succession ou un constat qui prenait une demi-journée est typiquement bouclé en 15 à 30 minutes sur place, rapport final inclus. Un rapport de sinistre part le jour même de l'expertise. Un compte-rendu de chantier est diffusé le soir même aux entreprises. Le gain vient de la suppression de la double saisie.

Chaque profession a son propre gabarit : les colonnes du tableau (prix pour le notaire, le commissaire de justice ou l'expert en assurance, conformité pour l'architecte ou le préventionniste, avancement pour le conducteur de travaux), les champs d'en-tête (N° de sinistre, N° de police, N° de permis, nature de la mission, catégorie ERP…), les libellés (« Bien », « Bien sinistré », « Équipement de sécurité », « Ouvrage »…) et les champs complémentaires par section s'affichent automatiquement selon le métier configuré. Un seul outil couvre tous vos types de dossiers.

La reconnaissance vocale de VoxActe reçoit, pour chaque dictée, une liste de termes propres au métier configuré, ce qui l'aide à reconnaître le vocabulaire technique. Elle n'est pas infaillible pour autant : un montant, un nom propre ou une référence peut être mal compris. C'est pourquoi le professionnel relit et corrige le rapport généré avant de le valider. VoxActe ne publie pas de taux de précision.

Oui : l'application mobile enregistre la dictée et les photos sans connexion internet. Elles partent dès que le réseau revient, et la transcription puis la génération du rapport se font à ce moment-là. Indispensable sur les chantiers, en sous-sol, en zone rurale mal couverte ou dans les caves lors d'un inventaire. Les tâches et les commentaires, eux, ne s'écrivent pas hors connexion.

Le rapport est généré en PDF et en Word (.docx), tous deux structurés selon le gabarit du métier : informations d'en-tête, sections, tableau des éléments, totaux pour les métiers qui chiffrent, photos intégrées. Le nom de votre étude ou cabinet figure en tête et en pied de page du PDF. Vous relisez, ajustez et exportez sans remise en forme manuelle. Les tâches, les commentaires et le fil d'activité n'apparaissent dans aucun rapport exporté.

Oui : le rapport généré se modifie avant l'export depuis l'interface web (back-office accessible au secrétariat ou en bureau). Tous les champs sont éditables en mode modification : observations générales, pièces, biens ou réserves inventoriés, champs spécifiques au métier (N° sinistre, nature de mission, superficie, N° de permis, catégorie ERP…) et champs complémentaires de chaque section. Les modifications sont sauvegardées et répercutées dans les exports suivants.

Non : VoxActe est un assistant de rédaction, qui propose la transcription, la structuration du rapport en sections et en éléments, et un état pour chaque élément. Chaque élément reste modifiable, et c'est le notaire, le commissaire de justice, l'expert ou l'architecte qui valide et signe. L'outil fait gagner du temps sur la mise en forme, pas de responsabilité sur le fond.

Oui : la base de données et les fichiers de VoxActe sont hébergés à Paris (Supabase, région eu-west-3), et les fonctions serveur de l'application web s'exécutent à Paris (Vercel, région cdg1). Les échanges sont chiffrés en transit (HTTPS/TLS) et les données chiffrées au repos. Les données sont cloisonnées par organisation, par des règles d'accès appliquées dans la base de données elle-même. Un journal d'accès, réservé aux administrateurs, trace les connexions, consultations, modifications et exports pendant douze mois. La transcription (Gladia) et l'analyse par IA (Mistral AI) sont traitées en France ou dans l'Union européenne. Les e-mails, dont les e-mails de notification, sont envoyés par Resend, un prestataire établi aux États-Unis, dans le cadre des clauses contractuelles types de la Commission européenne. VoxActe n'entraîne aucun modèle d'IA sur vos dossiers.

Oui : plusieurs membres d'une même organisation travaillent ensemble dans VoxActe, chacun sur son périmètre, avec des rôles distincts (administrateur, responsable, assistant, collaborateur) et des droits de partage dossier par dossier. L'administrateur voit tous les dossiers de l'organisation, le responsable les siens et ceux partagés avec lui, l'assistant ceux de son ou ses responsables plus les partages, le collaborateur uniquement les dossiers partagés avec lui. Au-delà du partage, l'équipe dispose de tâches assignées, de commentaires sur les tâches, les dossiers et les rapports, d'un fil d'activité alimenté automatiquement et de notifications dans l'application et par e-mail. Le rapport dicté sur le terrain est consultable au bureau dès la synchronisation.

Oui : n'importe quel membre peut créer une tâche, l'assigner à un ou plusieurs collègues et suivre son avancement, depuis le web comme depuis le mobile. Une tâche comporte un titre, une description facultative, une priorité (Basse, Normale, Haute), une échéance facultative et de un à vingt assignés. Son rattachement se choisit à la création : aucun (la tâche est alors visible par tous les membres de l'organisation), un dossier ou un rapport. Elle passe par trois statuts : À faire, En cours, Fait. « En retard » n'est pas un statut mais un badge calculé à partir de l'échéance sur une tâche non terminée, avec son propre filtre. Sur le web, la page Tâches s'affiche en liste ou en tableau kanban à trois colonnes, où une carte se déplace d'une colonne à l'autre à la souris ou au clavier ; sur mobile, l'onglet Tâches propose la liste ou le tableau, et le statut se change avec un sélecteur. Un simple assigné fait seulement avancer le statut : modifier le titre, la description, l'échéance, la priorité ou les assignés, et supprimer la tâche, reste réservé à l'auteur de la tâche, aux responsables et aux administrateurs. Une tâche n'a ni sous-tâches, ni pièces jointes, ni cases à cocher, ni récurrence, ni étiquettes. La recherche globale ne trouve pas les tâches : on les retrouve par leur titre dans la page Tâches ou dans l'onglet mobile.

Dès qu'un rapport est généré, la règle d'automatisation « Relecture après génération du rapport », active par défaut, crée une tâche de relecture pour le propriétaire du rapport, avec une échéance à deux jours. La personne la voit dans sa cloche de notifications et, si elle ne l'a pas déjà lue dans l'application, la retrouve dans l'e-mail groupé envoyé chaque matin. Trois autres règles s'activent à la demande : « Export après validation », « Archivage après clôture » et « Relance client en attente ». Un administrateur ou un responsable les règle depuis le web, dans la page Compte, section Automatisations, en choisissant qui reçoit la tâche (propriétaire de l'inventaire, créateur du dossier, un membre précis, tous les membres d'un rôle) et l'échéance en jours. Le catalogue est fermé : ces quatre règles, déclenchées par un changement de statut d'un dossier ou d'un rapport, et aucune règle personnalisée.

Oui : chaque tâche, chaque dossier et chaque rapport a ses propres commentaires, jusqu'à 5 000 caractères par message. Un bouton « Mentionner » ouvre une liste des membres avec recherche, jusqu'à vingt personnes par message : celles que vous retenez reçoivent une notification dans l'application et un e-mail. On ne tape pas « @ » dans le texte pour déclencher une auto-complétion, on choisit dans la liste. Le nom de l'auteur est figé au moment de l'écriture, il reste lisible après le départ d'une personne du cabinet. Un commentaire ne se modifie pas depuis l'interface : l'auteur, un responsable ou un administrateur peut le supprimer. Sur mobile, les commentaires sont accessibles sur les tâches et les rapports ; les commentaires d'un dossier se lisent depuis le web.

Oui : vous recevez une notification dans l'application et un e-mail, mais pas de notification push sur le téléphone. La cloche avec compteur signale cinq motifs : une tâche vous est assignée, une échéance est atteinte ou dépassée, on vous mentionne dans un commentaire, quelqu'un commente une tâche que vous avez créée ou qui vous est assignée, une automatisation crée une tâche pour vous. L'e-mail part aussitôt pour une assignation, une mention ou un commentaire sur l'une de vos tâches ; les échéances et les tâches créées par une automatisation sont regroupées dans un envoi une fois par jour, le matin. Une notification déjà lue dans l'application, ou vieille de plus de 48 heures, ne part jamais par e-mail. Chacun peut couper ces e-mails depuis le web, dans la page Compte, section Notifications, que le lien en bas de chaque e-mail ouvre directement. Sur le web, la cloche se met à jour en temps réel ; sur mobile, le compteur se rafraîchit au retour dans l'application, toutes les deux minutes et après chacune de vos actions. Pour ces notifications, le téléphone n'affiche ni bannière, ni pastille sur l'icône, et n'émet aucun son.

Oui : le fil d'activité montre qui a fait quoi et quand sur un dossier, un rapport ou une tâche, sans aucune saisie. Il enregistre automatiquement dix types d'événements : tâche créée, changement de statut, changement d'assignés, tâche supprimée ou restaurée, commentaire ajouté, changement de statut d'un dossier ou d'un rapport, rapport généré, rapport exporté. Il se consulte sur un dossier, sur un rapport, sur une tâche et sur le tableau de bord, et il inclut ce qui se fait depuis le mobile ; les événements produits par un traitement automatique, comme une automatisation, sont attribués à « Système ». Ce que chacun voit dépend de son rôle, et seul l'administrateur voit tout le fil de l'organisation. Le fil d'un responsable est partiel : ses propres actions, celles du système, celles de ses assistants rattachés, celles des collaborateurs partagés sur un dossier qu'il a créé, et les événements des tâches qui le concernent. Le fil est conservé vingt-quatre mois. C'est un outil de coordination, pas une piste d'audit réglementaire, et il ne remplace pas le journal d'accès, une fonction distincte réservée aux administrateurs, qui trace connexions, consultations, modifications et exports et se conserve douze mois.

Non : sans réseau, les tâches, les commentaires et les notifications sont en lecture seule sur le mobile, alors que la dictée et les photos se capturent hors connexion. Le mobile affiche les tâches, les commentaires, le fil d'activité et les notifications tels qu'ils étaient au dernier chargement, avec un bandeau « Hors ligne » sur les écrans de tâches. Créer ou modifier une tâche, changer son statut, écrire un commentaire ou marquer une notification lue exige le réseau : l'action est refusée avec un message, et rien n'est mis en file d'attente pour partir plus tard. Les dossiers et les enregistrements, eux, se synchronisent au retour du réseau.

Non : un smartphone suffit sur le terrain, et n'importe quel navigateur moderne donne accès au back-office au bureau pour relire, corriger et exporter. L'application mobile est disponible sur iPhone (App Store) et sur Android via Google Play en bêta fermée (accès sur simple demande). Aucune installation technique ni matériel dédié.

VoxActe est actuellement en bêta gratuite : les plans Starter et Cabinet sont à 0 €, sans engagement, pour les premiers cabinets partenaires. Les grilles commerciales seront publiées à la sortie officielle. Voir la page tarifs.

Vous pouvez démarrer un essai gratuit en ligne ou demander une démonstration de 20 minutes adaptée à votre activité et à votre type de rapport. L'application mobile, qui se synchronise avec le bureau dès que le réseau est là, est disponible sur l'App Store ; sur Google Play, elle est en bêta fermée — demandez l'accès via le chat.